آداب البريد الإلكتروني

[طارق النفيعي]

للبريد الالكتروني آداب كما لكتابة الرسائل التقليدية. سنحاول في هذه السطور ذكر الآداب التي تجعل من الرسالة الالكترونية (الايميل) مرغوبة لدى القارئ، ولا يخفى على الكثيرين مدى انزعاج البعض من محتويات وطريقة عرض الرسائل الالكترونية. النقاط التالية تعتبر أهم الأمور التي يجب أن تؤخذ في الحسبان:

1- قصر الرسالة:

كثير من مستخدمي البريد الالكتروني قد يحذف الايميل بمجرد أن يلقي نظرة على طول هذه الرسالة! لذا يجب أن تكون الرسالة عامرة بالمطلوب ولتصل المعلومة إلى القارئ بأسرع وقت ممكن.

2- اللغة السهلة:

ربما يرسل شخص ما رسالة بلهجته المحلية العامية، متناسياً أن المستقبل لها شخص من بلد آخر لا يفهم لهجة المرسل، فلا تتم الاستفادة من الرسالة، فيجب أن يتم إرسال الرسالة بلغة سهلة بسيطة مفهومة ليتم التأكد من إيصال المعلومة من دون صعوبات.

3- عنوان البريد الالكتروني:

عنوان البريد الالكتروني هو وسيلة الاتصال بك، بما أن اختيار العنوان الخاص بالبريد الالكتروني هو موضوع اختياري، فان العنوان دائماً ما يشير إلى شخصية صاحبه.

4- استخدام الألوان في الرسالة:

استخدام الألوان في الرسالة يدل على أمور عديدة، شخصية المرسل، حالته عند إرسال الرسالة، فحاول اختيار الألوان المناسبة لكل رسالة.

5- حجم الرسالة:

حاول قدر الإمكان أن تكون رسالتك صغيرة الحجم، فلا تنس أن هناك عشرات الرسائل في بريد المستقبل، واغلب موفري خدمة البريد المجاني يوفرون مساحات قليلة، فلا تجعل مستقبل الرسالة يضطر لحذف رسالة أخرى لسبب رسالتك ذات الحجم الضخم.

6- عنوان الرسالة:

يجب أن يكون عنوان الرسالة أو الايميل واضحاً وقصيراً ويدل على مضمون الرسالة.

7- الحالة النفسية عند كتابة الرسالة:

حاول قدر الإمكان ألا تكتب الرسالة أو ترد على رسالة أخرى وأنت غاضب، فذلك سينعكس على الرسالة وستؤدي إلى نتائج غير طيبة.

8- سرعة الرد:

حاول قدر الإمكان أن ترد على صاحب الرسالة بأسرع وقت ممكن، خصوصاً للأشخاص الذين ينتظرون منك رداً سريعاً. حاول عدم الإطالة في الرد لان ذلك يزعجهم ولن يعلموا إن كنت قد قرأت الرسالة وتجاهلتها أم قرأتها ولم ترد، أو لم تقرأها.

9- تنسيق الرسالة:

اختر خطاً مناسباً لرسالتك، ولا تجعل حجم الخط كبيراً يشعر القارئ أن مصيبة قد حصلت! اجعل الرسالة تبدأ من أقصى اليمين ولا تجعلها في المنتصف إلا إذا كانت نوعية الرسالة تسمح بهذا.

10- إلقاء التحية:

تحية الإسلام هي: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، زيّن بها رسالتك واكسب بها اجر السلام.

أخوكم / طارق النفيعي

التوقيع

أخوكم : طارق النفيعي