مدون
24-Oct-2007, 06:26 PM
التاريخ : 10/10/1427هـ
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى / سلمه الله
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،، وبعد
لقد أسرنا كثيراً مما سمعنا عنه ولمى تحضرون له من حفل و مزاين للقبيلة وقد أثلج صدورنا هذا الخبر الذي انتظرناه طويلاً خصوصاً لمكانة القبيلة بين القبائل الذين بعضهم قد أنجزوا أعمالهم بهذا الشأن ، وأن هذا الفعل الغانم تجاه القبيلة ليس بغريب عليكم بل أنه لواجب عليكم وعلينا أن نقوم بالدعم الكامل سواء كان ذلك الدعم مادياً أم معنوياً أم الالتزام بالنظام داخل وخارج الحفل والهدوء في المهرجان ، وبما أنني فرداً من أفراد هذه القبيلة العريقة .
وهذا ما أحببت المشاركة فيه وأملي أن تتقبلونه بصدر رحب .
الموضوع : حفل ومزاين الإبل لقبيلة عتيبة
الهداف :الوصول إلى شرف الريادة بمنافسة شريفة بين ملاك الإبل من القبيلة وأحياء التراث للقبيلة حسب التقاليد والعادات والسلوم المتعارف عليها للقبيلة .
القائمين على الحفل :
الشيخ عبدالله بن ربيعان والشيخ بندر بن حميد ولجنة كاملة ومساعدة من شيوخ بعض فخوذ القبيلة ومن أهل الطيب المعروفين بأفعالهم الطيبة بالقبيلة .
الحفل سوف يقام تحت شرف صاحب السمو الملكي الأمير مشعل بن عبدالعزيز آل سعود
موقع الحفل : المكان : نفود السر/ المحمديه
تاريخ الحفل : 1/10/1428هـ
اللجان : يتكون الحفل من رئيس ولجان عامة ولجان فرعية - - لجنة الإبل وتعتني بتنظيم الإبل وتقييمها – لجنة تنظيم المهرجان ( الحفل ) – وتتفرع إلى عدة لجان وتعتني بتنظيم المهرجان والحفل وجوانبه، لجنة الإعلام والعلاقات .
أولاً : الرئيس ومهامه وواجباته .بعد تكليفه رئيساً عاماً .1-
1-يحق له تعين رؤساء اللجان – رئيس للجنة الإبل و رئيس للجنة العامة ورئيس لجنة الأعلام والعلاقات .
2- يحق له التصرف المطلق الكامل بالمالية وفق نظام المهرجان والحفل .
3- يحق له التوقيع على جميع طلبات المصروفات والمشتريات .
4- يحق له تفوض من يراه مناسباً بالتوقيع عنه بما يخص الحفل ومن رؤساء الحفل أو أعضاء الحفل .
5- يجب عليه الاجتماع بالرؤساء وتكليفهم بمهامهم وواجباتهم .
6- يجب عليه اعتماد التفويض والتواقيع وإرسالها ؛إلى كل ذي اختصاص .
7- يجب عليه البدء بتصاميم المخطط الهندسي للحفل كاملاً بما ذلك طريقة الدخول والخروج للإبل والزائرين والحواجز المحيطة به والباعة سواء باعة الإبل أم الباعة الخارجية مراعياً في ذلك حالة الطقس في ذلك الشهر وجهة الهواء ويتم تسليم المخطط لرئيس اللجنة العامة لتنفيذه .
8- يجب عليه تحديد أوقات محددة لكل عمل ومتاعبه جميع أعمال الرؤساء واللجان .
ثانياً : ً رئيس لجنة تنظيم الإبل المشاركة:
مهام رئيس اللجنة وواجباته وطريقة سيرها
1- يحق له اختيار خمسة أعضاء من خارج القبيلة تفادياً لما يلقيه ضعاف النفوس ولنتفادى الفتنة بين أفراد القبيلة ، أو من يراه أصحاب الصلاحية مناسباً .
2- يجب اخذ أداء القسم بالعدل والاختيار على أساس الأفضل والأجمل .
1. يجب عليه تحدد مواصفات تقييم الإبل لكل لون ( طريقة سيرها - تسجل لدى اللجنة الإدارية وتكتب وترسل إلى لجنة الدعاية والأعلام وتنشر بالمكان المخصص (وبهذا نتميز عن غيرنا بالشفافية).
2. يجب عليه أعداد نموذج تقييم الإبل حسب الموصفات المحددة من قبلهم ( طريقة سيرها - يرسل ؛إلى اللجنة الإدارية ويعد ويسلم لهم من قبل اللجنة الإدارية) .
3. يجب عليه استلام نموذج تقييم الإبل وتعبئته كاملاً والتوقيع عليه من جميع الأعضاء بعد الانتهاء من التقييم ( طريق سيره - يسلم إلى الرئيس مباشرة ويقوم الرئيس بالترتيب مع رئيس اللجنة الإدارية لأعداد قائمة الفائزين ومن ثم تسليمه إلى مقدم الحفل وذلك يوم توزيع الجوائز ) .
4. يجب عليه استقبال طلبات المتقدمين للمشاركة عن طريق الفاكس أو الحضور والتأكد من تاريخ وزمن التقديم المحدد من قبل اللجنة العامة ( طريقة سيره - بعد انتهاء تاريخ التسجيل تقوم لجنة الإبل بتسليم قائمة المشاركين ؛إلى الرئيس ويقوم الرئيس بإرساله إلى اللجنة الإدارية لتسجيله لديهم ).
5. يجب عليه التأكد من وصول الإبل إلى الموقع في التاريخ المحدد من قبل اللجنة العامة
( طريقة سيره - الذهاب إلى المواقع والكشف عن وصول الإبل إلى مواقعها ومن ثم كتابته وتسليمه إلى الرئيس وتحال و تسجيله لدى اللجنة الإدارية ) .
6. يجب عليه التأكد من نوع الإبل والعدد والسن المحدد من قبل اللجنة العامة ( طريقة سيره يتم عد الإبل والتأكد من عدم خلطها بلون قريب من لونها ويتم كتابة ذلك وتسليمه إلى الرئيس وتحال وتسجل لدى اللجنة الإدارية .
7. يجب عليه تقييم الإبل المشاركة في المكان المحدد من قبل اللجنة العامة وفي حال اختلاف الأعضاء على تقييم ذود أو ناقة معينة يتم التصويت بينهم على الاختلاف ويرجح قرار العدد الأكثر أي (2،3) جميع ما ذكر أعلاه يتم بسرية تامة ولا يعلن عن الفائزين إلا مع تقديم الحفل تفادياً لأي فتنة حمانا الله وإياكم منها جميعاً .
ثالثاً : اللجنة العامة وفروعها . تتكون من رئيس لجنة عامة ، ونائب له للجنة المالية والإدارية ، نائب له للجنة للمشتريات ، نائب له للجنة المساندة الفنية ، نائب له للجنة الأمنية ، نائب له للجنة التراث والثقافة .
مهام رئيس اللجنة العامة 1- يحق له تعيين رؤساء اللجان الفرعية .
2- يحق له تفويض الغير ببعض المهام .
3- يجب عليه الاجتماع برؤساء اللجان الفرعية وتكليفهم بمهامهم وواجباتهم .
4- يجب عليه متابعة نشاط اللجان وجدولة جميع الأعمال
5- يجب عليه استلام المخطط الهندسي وتنفيذه .
6- يجب تكليف اللجان الفرعية بالمهام التالية والمتابعة مع رؤساء اللجان :
ضوابط اللجنة المالية / الإدارية
المالية :
1- استلام المشاركات المادية والعينية و تأمين المبالغ المالية وتسهيل صرفها بناءا على أوامر أو طلبات من الرئيس العام أو أصحاب الصلاحية ً وتأمينها للمشتريات وتسليمها لهم والمحافظة على السندات ومرتبطة بصاحب الصلاحية أو الرئيس مباشرة .
2- عليهم ضبط المصروفات والتقليل منها ما أمكن .
3- عليهم التأكد من تواقيع الأشخاص المفوضين بالتوقيع على المصروفات .
4- عليهم مناقشة جميع الأمور المالية مع رئيس اللجان وتوضيح المصروفات والإيرادات وطريقة توازن المصروفات مع انتهاء الحفل .
الإدارية /
1. للسكرتارية وجميع الأمور الإدارية من كتابة وطباعة وتدقيق نحوي وإملائي .
2. عمل وطباعة دعوات للزائرين كبار الشخصيات وترقيمها وجدولتها وإرسالها إلى لجنة الأعلام والعلاقات لتوصيلها إليهم والتأكد بوصولها لهم وجدولتها وتسليمها إلى لجنة الأمنية للتنسيق مع رجال الأمن لتسهيل دخولهم .
3. تحديد وترتيب وترقيم أماكن مخصصة لهم وحسب مناصبهم و فئاتهم و أن وتسلم للجنة المساندة للتركيب .
4. يجب تحديد أرقام الهواتف والفاكس على جميع المنشورات مع ذكر ذلك في الإعلان في القنوات الفضائية . ( خطين فاكس )
5. يجب ترتيب تقديم الحفل و يجب أن يكون المقدم للحفل متعلماً ويفضل نحوياً والتقديم عن ظهر قلب) – ( بداية الحفل بالقرآن الكريم) – ( ثم السنة النبوية وأن تكون عن جوانب الإبل) –( قصة قصيرة عن ناقة صالح عليه السلام ) – ( كلمة شيخ القبيلة) – قصيدة واحدة فقط لأحد الشعراء) –( كلمة لسمو الأمير مشعل) –( بيان بأسماء الفائزين ) –( شكر وتقدير لأمير وللحضور و لراعي الحفل الرسمي من الشركات مع شكر لكل المشاركين المنظمين ) .
6. ترتيب توزيع الجوائز وترتيب تسليمها لأصحابها وتسلم للجنة المساندة للتركيب وإلى لجنة الأمن لتسهيل تسليمها لأصحابها .
7. يجب ترتيب طريقة دخول عرض وخروج الإبل داخل المهرجان وتسليمها إلى لجنة المساندة للترتيب والتركيب ثم إلى اللجنة الأمنية .
8. يجب تحديد مكان مخصص لأجمل ناقة لكل نوع بالقرب من المهرجان وتسليمه إلى لجنة المساندة للترتيب والتركيب .
9. يجب تحديد مكان للجوائز داخل المهرجان وتسليمه للجنة المساندة للترتيب والتركيب .
10. يجب تحديد مدرجات حديدية عاليه للجمهور لمشاهدة الحفل والعروض عن قرب وتسليمه للجنة المساندة للترتيب والتركيب إلى اللجنة الأمنية لتسهيل عملية دخولهم .
المشتريات /1. يجب استلام جميع الطلبات من اللجنة الإدارية وتأمين جميع متطلبات الحفل المعتمدة من قبل المفوضين الرسميين .
2. يجب إحضار ثلاثة عروض للمتطلبات وتسليمه للجنة المالية والإدارية.
3. يجب الحرص على أفضل و أجود الأنواع .
4. يجب التنسيق مع لجنة الأعلام والعلاقات لمحاولة الحصول على التخفيضات .
5. يجب إحضار وتوصيل المشتريات وتسليمها للجنة الطالبة مع والتوقيع على بيان التسليم وتسليم البيان إلى لجنة المالية والإدارية.
6. يجب إبلاغ الرئيس بوقت إحضار المشتريات ووقت تسليمها .
لجنة المساندة /
1. يجب استلام جميع الأوامر من قبل لجنة تنظيم الحفل وتنفيذها .
2. يجب تركيب جميع أدوات المهرجان من خيام وأعمال ميكانيكية وكهربائية .
3. يجب تمديدات حواجز المهرجان وجميع ما يتطلب لمنع الفوضى الداخلية والخارجية .
4. يجب تمديد إعمال تابعة للمهرجان مثل تنظيم السوق والباعة الخارجية وساحة الشعر والمحاورة .
5. يجب تنظيم مكان لعرض وببيع الإبل يكون مكاناً محايداً وليس على طريق الحفل .يجب أبلاغ لجنة الحفل بجميع ما يتم انجازه من أعمال .
6. يجب المساندة في حال طلب أحدى اللجان لذلك .
اللجنة الأمنية :1. تأمين عدد من الشباب المدربين أمنياً لتنظيم عملية دخول الزائرين والجمهور بالتعاون مع الجهات الأمنية المسئولة عن الحفل لتسهيل دخول المدعوين والزائرين والجمهور .
2. يجب تنظيم وترتيب مواقف السيارات وحركتها.
3. يجب وضع خطة أمنية لجميع حركة السيارات قبل المهرجان ووقت المهرجان وبعدة تفادياً للازدحام .
4. يجب التأكد من سلامة الزائرين وسياراتهم من الأشياء الممنوعة امنياً وذلك تعاوناً مع الجهة الأمنية
5. يجب توزيع المداخل الخاصة بالمدعوين والزائرين والجمهور والإبل وتوصيلها إلى أماكنهم الصحيحة .
6. يجب التأكد من دعوات جميع الزائرين وتسيير عملية دخولهم إلى مواقعهم الصحيحة التي خصصت لهم .
7. يجب التنسيق مع لجنة الأعلام والعلاقات قبل دخول أي شخص لم تصله دعوة من قبل أحد اللجان .
لجنة التراث والثقافة :1. يجب أن تقوم بوضع جميع الأمور والأشياء التراثية في موقع قريب من المهرجان.
2. يجب عرض فيها جميع الأدوات التراثية القديمة للقبيلة مع وضع طريقة لشرح نبذة عن استخداماتها. .
3. يجب وضع أسم القبيلة وذكر الأراضي المذكورة للقبيلة مع تسجيل أناشيد حماسية للقبيلة .
4. يجب تدريب بعض من الشباب المشارك على طريقة تقديم وشرح نبذه عن بعض التراث على الزوار المهمين الرسميين .
5. يجب تنظيم ساحات الشعر والمحاورة بالتنسيق مع لجنة الأعلام والعلاقات ولجنة المساندة والإشراف من لجنة الحفل .
6. يجب تحديد مكان لساحة الشعر . ويجب أن يكون لساحة الشعر والمحاورة برنامجاً يعد قبل بالتنسيق مع لجنة والأعلام والعلاقات وينشر في المكان المخصص مع ذكر جميع الشعراء المشاركين وتحديد يوم وزمن المشاركات .
7. على اللجنة تأمين الشعراء مكان مخصص لهم سواء كان للضيافة أم للراحة .
8. على للجنة تأمين الحماية الأمنية للشعراء بالتنسيق مع لجنة الأمن .
9. على اللجنة التنسيق مع اللجة العامة ولجنة المساندة لترتيب وتركيب جميع متطلبات ساحة الشعر والمحاورة ( ويجب وضع كنب رسمي في المقدمة ومدرجات حديدية للجمهور ومرقمة لسهولة المتابعة وسهولة تقديم الضيافة لهم مع تحديد زمن تقديم الضيافة ومجدوله ونشرة .
رابعاً ُ: لجنة الإعلام والعلاقات .
1. يجب عرض ونشر المهرجان وتريب دعاية مناسبة للحفل والمهرجان في إحدى القنوات الفضائية والصحف المحلية مع تحديد وقت وزمن المهرجان ,مع ذكر أنواع الجوائز.
2. يجب التنسيق مع معدين ومخرجين ذو خبرة عالية في الدعاية والتنسيق مع الرئيس .
3. يجب التنسيق مع الجهات الإعلامية من قنوات فضائية وصحف ( جرائد ومجلات ) وخدمة الشبكة العنكبوتية للمشاركة في المهرجان .
4. يجب تنظيم الجهات الإعلامية المشاركة وترتيب وأعداد برامج لهم وتعريفهم بها وكيفية سيرها ومجدول بالوقت والتاريخ .
5. يجب أعداد نشرات خارج وداخل الحفل موضحاً فيها طريقة التنظيم والترتيب ومجدوله بالوقت واليوم .
6. يجب تزيين البوابات الخارجية بالصور( لخادم الحرمين الشريفين – والنائب الثاني – ولسمو الأمير مشعل بن عبدالعزيز _ يمكن عملها صورة واحدة فقد تكنولوجيناً.
7. يجب تزيين المرور إلى داخل الحفل بالصورة والنشرات المطلوبة .ويفضل أن يوضع على حزام الحفل نشرات مستمرة على طول الحواجز .
8. يجب التنسيق مع الجهات ذات الصلة لدعم الرعاية الكاملة للحفل من الشركات الرائدة في المملكة ويجب أعداد برنامج كاملاً لهذا مثال ( إذا رغبت أحدى الشركات الكبرى بدعم الحفل فلدي برنامج يفوق الخيال وغير مكلف .
9. يجب أعداد برنامج مسبق للأشخاص المفوضين بالتحدث عن المهرجان والحفل .
10. يجب تعريف الجهات الإعلامية بالأشخاص المتحدثين عن الحفل وبالأسماء
11. يجب التأكيد على المفوضين بالتحدث بأن لا يخرجون عن البرنامج المعد لهم وان يكن عن ظهر قلب وان يتدربوا عليه بعمل بروفات .
12. يجب التنسيق مع الجهات الأمنية لتزويد الحفل والمهرجان بالطاقم الأمني – من رجال شرطة – رجال إطفاء ــ رجال مرور – رجال إسعافات أولية – مستوصف طبي .
الضوابط الخاصة بالإبل من قبل اللجنة العامة
بالذود :
2. المشاركة مفتوحة لملاك الإبل من قبيلة عتيبة للأنواع التالية ، الوضح ، المجاهيم ، الشعل ، الصفر ، ومن يرغب المشاركة عليه بالتقدم إلى لجنة الإبل قبل تاريخ :1/1/1428هـ . وعلى اللجنة عدم النظر لأي طلب بعد هذا التاريخ ويذكر في الإعلان .
3. لكل لون من الإبل مكان مخصص من قبل اللجنة العامة لسهولة العرض للجنة وللزائرين
4. عدد الإبل للمشاركة : الإبل بعدد (50) او (80)من سن جذع وأكبر ويكون وسم صاحبه عليها جميعاً .وعلى اللجنة عدم النظر لأي ذود لم يلتزم بذلك .
5. عدد أفضل أنتاج للذود كاملاً المعتمد عدد (10) من سن جذع فما دون وعلى اللجنة عدم التأكد بعدم اختلاط الألوان .
الفردي .
1. عدد (1) فحل ثني فما فوق بالإضافة لعدد ( 2) قعدان من نسله سن لقي فما فوق .
2. عدد (1) فحل جذع فما فوق بالإضافة لعدد (2) قعدان من نسله سن لقي فما فوق .
3. عدد (1) قعود سن لقي .
4. عدد (1) قعود سن حق .
5. عدد (1) ناقة سن ثني .
6. عدد (1) بكرة سن جذع
7. عدد (1) بكرة سن لقي .
أنواع الجوائز . ( للذود من كل لون )
( الوضح – المجاهيم – الشغل – الصفر )
الأول : ( لكزس .حجم – 470 )
الثاني : ( لاندكروزر . في اكس أر )
الثالث : ( لاندكروزر . جي أكس أر )
الرابع : ( هايلكس . غمارتين )
الخامس : ( هايلكس . غماره )
السادس : ( خمسة وثلاثين ألف ريالاً )
السابع : ( ثلاثين ألف ريالاً )
الثامن : ( خمسة وعشرون ألف ريالاً )
التاسع : ( عشرون ألف ريالاً )
العاشر : ( خمسة عشر ألف ريالاً )
جوائز الفردي : لكل لون – ( الوضح – المجاهيم – الشعل – الصفر )
1- أجمل فحل ثني فما فوق مع قعودين من نسله ( سن لقي فما فوق ( الجائزة سيارة نسيان باترول ) .
2- أجمل فعل حذع مع قعودين من نسله سن لقي وفوق ( الجائزة : سيارة نيسان غمارتين )
3- أجمل قعود سن لقي ( سيارة نيسان غماره ) .
4- أجمل ناقة سن ثني فما فوق ( الجائزة سيارة نيسان باترول ).
5- أجمل بكرة سن جذع ( الجائزة سيارة نيسان ( غمارتين ).
6- أجمل بكرة سن لقي ( سيارة نيسان غماره ) .
متطلبات الحفل :
الخيام وملحقاتها .
1. عدد (5) خيمة من نوعPVC ذات التركيب الحديدة حجم 30 * 100. مع التجهيز الكامل بالتكيف والإنارة .
2. عدد (10 ) خيمة صيوان ذات الأعمدة لعدد (3) عمدان حجم 12*40 .
3. عدد ( 10 ) خيمة ذات الأعمدة لعدد (2) عمود سكن للضيوف والوفود المشاركة
4. عدد (20 ) خيمة ذات الأعمدة لعدد (1) عمود سكن للجهات الأمنية المشاركة مجهزة بتجهيزات الراحة من أسره أو فرش مع مراعاة الحالة الجوية لذلك الشهر .
5. عدد (2) خيمة صيوان ذات الأعمدة لعدد ( 2) للدعاية والإعلام والمنشورات .
6. تأمين سياج أمني وتعقيم المنطقة الحدودية للحفل لسلامة الحفل من الأتربة والغبار الناتج عن الكثافة للزائرين .
7. تأمين موارد المياه للحفل .
8. تأمين سماعات ومكبرات صوت وتجهيزاتها .
9. تأمين مراوح دفع هواء خلف الضيوف لدفع الهواء المعاكس للحفل احترازاً لتقلب الهواء مع السؤال عن حالة الطقس يوم المهرجان .
10. تأمين طفايات حريق وسلالم احترازاً داخل الخيام الكبيرة .
11. مجالس وكراسي وطاولات حسب الفئات الموجودة في بطاقات الدعوات .
12. تجهيزات الخيام من مفروشات ومساند وغيره .
13. تأمين الأسلاك الطويلة والإنارة .
المعدات المطلوبة :
14. عدد ( 3 ) شيول ( 5) قلاب للنقل والردم – ( 2) رصاصة –( 2) وايت ماء للرش ( 1 ) رافعة لتركيب الأشياء العالية ، معدات التركيب .
المواد الغذائية (وطريقة الضيافة) لابد أن نظهر بكرم الضيافة بالشكل الصحيح والذي عرف عن القبيلة من قبل .1. الفطور الصباحي ( يتكون من المعلبات المعروفة والرسمية – القشطة – والعسل – الفول – البيض – زيت الزيتون – الجبن .الكبدة – المراهيف أو القرصان .
2. للغداء والعشاء - اللحم – والأرز – والجريش أو القرصان – الماء – اللبن – المشروبات الغازية - وبماء أننا في جو الإبل فيفضل تقديم حليب الإبل إذ أمكن .
3. السلطات والأيدامات .
4. التمور لا بد من إحضار أفضل وأجود أنواع التمور .
5. القهوة ويجب إحضار أفضل وأجود أنواع القهوة – وتعمل وتقدم على حالتها الثلاث – الزعفران – العويدي – مهيله ( طريقة الضيافة - توضع على صدر مقدمها أسم نوع القهوة التي يصبها ويحدد أوقات تقديمها وينسق ذلك مع لجنة الأعلام وينشر في أوقات الوجبات الرسمية .
6. الشاي ويعمل ويقدم في ثلاث حالات – الشاي الأسود اللبتون – النعناع – اليانسون أو الزهورات ( طريقة الضيافة - يراعى في ذلك التقليل من السكر لأصحاب داء السكري شفاهم الله وتوضع على صدر مقدمه أسم ونوع الشاي وحجم السكر ويحدد أوقات تقديمه وينسق ذلك مع لجنة الأعلام وينشر في أوقات الوجبات .
7. العود ( البخور ) لابد أن يكون من أجود أنواع البخور ويحدد وقت تقديمه وينسق مع المسئولين عن المواد الغذائية ومع رئيس اللجنة العامة .
8. تشكليه من أنواع العصيرات وتوضع على مقدمها أسم العصير وأنواع التشكيل منه .
9. يجب التنسيق مع لجنة والأعلام والعلاقات لوضع جدول زمني يوضح فيه وقت تقديم الوجبات بالساعة والدقيقة – الفطور – الغداء – العشاء – القهوة والشاي .وينشر في الأماكن المخصصة للنشرات .
التميز عن الغير : بما أننا تأخرنا عن تنظيم مسابقة مزاين عن بعض القبائل وعطفاً على حجم قبيلة عتيبة في الجزيرة العربية وكثرة جماهيرها ومتابعي أخبارها فلابد أن يكون حفلنا على قدر حجمنا وأن نتميز بأشياء ومنها .
1- يستأجر قمر صناعية أو قناة فضائية باسم القبيلة لمدة سنة فقط بمبلغ وقدرة ( مائة ألف دولار سنوياً ويسجل الحفل والمهرجان تسجيل ويبث على نفسه القناة .
2- إقامة سباق هجن .( لأنواعه )
3- إقامة سباق للخيل بنوعين ( المضمار – والتحمل لمسافات بعيدة ) مع تصوير تلفزوني وتعليق وبث مباشر للحفل عبر شاشات العرض الموجودة داخل الحفل .
4- تنظيم مسيرة بالخيول والهجن استقبال الضيوف.
5- محاولة فرش داخل الحفل بنوع من الزرع الطبيعي لتحسين الحفل .
6- تنظيم مسيرة ترحيب بالشيله مع زوار ومدعوي الحفل من بوابة الدخول حتى وصول مكانتهم .
7- وضع جسور خشبية قبل الحفل لمرور الزوار والمدعوين للحفل عليها مما يمكنهم من مشاهدة الحفل من الأعلى كنوع من الإبهار .
8- وضع مهرجين يحيون الجمهور بالميكروفون لتفادي الفوضى ومضايقة الزوار ولكي يسهل توجيههم من جهة إلى جهة أخرى ويعد لهم برنامج لذلك.
الوصايا : لا ننسى أن الله منى علينا بنعمٍ كثيرة ومنها الإبل فلا نغفل أن نضع مسجداً بارزاً للمصلين مع تكليف أماماً ذو صوت وترتيل طيب جداً .
لا ننسى أن نكلف لجنة الدعاية والأعلام بوضع منشورات دينية تخفف من أعيون الناس ( مثال – مشاء الله تبارك الله – لا حول ولا قوة إلا بالله – سبحان الله وبحمده سبحان الله العظيم – أستغفر الله – الخ ...)
بما الحفل يهم القبيلة و أن الحضور للرجال فقط فلابد من حضور النساء خصوصاً من يبيعن التراث وغيره بحثاً عن الرزق فلنحاول أن نضع مبلغاً لشراء ما يبيعن وإبلاغهن بعدم العودة لهذا المكان كصدقة للجميع
لا نغفل بأن كل شي يبدءا باسم الله و ببركة الله يتبارك فماذا لا نجعل البداية بكلمة بسم الله وعلى بركة الله وأن نذكر كل شخص قبل عملة بأن يقولها كحماسية وبيان بأننا بدائنا بها ونستمر عليها جميعاً حتى انتهاء الحفل .
لا ننسى أن نعمل تجارب على كل شي حتى الحفل الختامي وتوزيع الجوائز .
عامل الوقت مهم جداً فتحديد الأوقات لكل شي يلفت النظر ويكون عامل أساسياً للحديث عنه وأقوى من الدعاية .
بما أن مسابقتنا جاءت بعد مسابقات بعض القبائل فلا بد من التميز ولا نجعل لغيرنا أو من ينتظر مسابقتنا حضاً للكلام عنها إلا بالعمل المنظم والطيب .
الضيافة وتقديمها على أصوله يعكس جانباً ايجابيا من جوانب الحفل ( احرص على ما يدخل بطون الناس من أكل ومزاجهم من قهوة وغيرها في الضيافة )
( كل ما ذكر أعلاه من تواريخ ومن أماكن وعدد نموذج ونلتمس العذر ولكم التصحيح )
هذه مشاركتي ومن خاطري ولا تقصير بحق أحد من القبيلة ولا التقليل من شأن احد فالله الله بالعذر لي أن أخطأت بشي سواء بكلمة أو بالتعبير أو بسياق الكلام فوا لله ما كتب هذا إلا حباً وتقديراً لكم ولمكانتكم ولفعلكم الطيب ، وفي الختام لا يسعني إلا أن اشكر لكم جهودكم النيرة .
هذا وتقبلوا تحياتي وتقديري ،،وشكراً لكم
امل من اخواني النقاد ان ينقدوا الموضوع بموضوعيه او يضيفون عليه
ولكم الشكر
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى / سلمه الله
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،، وبعد
لقد أسرنا كثيراً مما سمعنا عنه ولمى تحضرون له من حفل و مزاين للقبيلة وقد أثلج صدورنا هذا الخبر الذي انتظرناه طويلاً خصوصاً لمكانة القبيلة بين القبائل الذين بعضهم قد أنجزوا أعمالهم بهذا الشأن ، وأن هذا الفعل الغانم تجاه القبيلة ليس بغريب عليكم بل أنه لواجب عليكم وعلينا أن نقوم بالدعم الكامل سواء كان ذلك الدعم مادياً أم معنوياً أم الالتزام بالنظام داخل وخارج الحفل والهدوء في المهرجان ، وبما أنني فرداً من أفراد هذه القبيلة العريقة .
وهذا ما أحببت المشاركة فيه وأملي أن تتقبلونه بصدر رحب .
الموضوع : حفل ومزاين الإبل لقبيلة عتيبة
الهداف :الوصول إلى شرف الريادة بمنافسة شريفة بين ملاك الإبل من القبيلة وأحياء التراث للقبيلة حسب التقاليد والعادات والسلوم المتعارف عليها للقبيلة .
القائمين على الحفل :
الشيخ عبدالله بن ربيعان والشيخ بندر بن حميد ولجنة كاملة ومساعدة من شيوخ بعض فخوذ القبيلة ومن أهل الطيب المعروفين بأفعالهم الطيبة بالقبيلة .
الحفل سوف يقام تحت شرف صاحب السمو الملكي الأمير مشعل بن عبدالعزيز آل سعود
موقع الحفل : المكان : نفود السر/ المحمديه
تاريخ الحفل : 1/10/1428هـ
اللجان : يتكون الحفل من رئيس ولجان عامة ولجان فرعية - - لجنة الإبل وتعتني بتنظيم الإبل وتقييمها – لجنة تنظيم المهرجان ( الحفل ) – وتتفرع إلى عدة لجان وتعتني بتنظيم المهرجان والحفل وجوانبه، لجنة الإعلام والعلاقات .
أولاً : الرئيس ومهامه وواجباته .بعد تكليفه رئيساً عاماً .1-
1-يحق له تعين رؤساء اللجان – رئيس للجنة الإبل و رئيس للجنة العامة ورئيس لجنة الأعلام والعلاقات .
2- يحق له التصرف المطلق الكامل بالمالية وفق نظام المهرجان والحفل .
3- يحق له التوقيع على جميع طلبات المصروفات والمشتريات .
4- يحق له تفوض من يراه مناسباً بالتوقيع عنه بما يخص الحفل ومن رؤساء الحفل أو أعضاء الحفل .
5- يجب عليه الاجتماع بالرؤساء وتكليفهم بمهامهم وواجباتهم .
6- يجب عليه اعتماد التفويض والتواقيع وإرسالها ؛إلى كل ذي اختصاص .
7- يجب عليه البدء بتصاميم المخطط الهندسي للحفل كاملاً بما ذلك طريقة الدخول والخروج للإبل والزائرين والحواجز المحيطة به والباعة سواء باعة الإبل أم الباعة الخارجية مراعياً في ذلك حالة الطقس في ذلك الشهر وجهة الهواء ويتم تسليم المخطط لرئيس اللجنة العامة لتنفيذه .
8- يجب عليه تحديد أوقات محددة لكل عمل ومتاعبه جميع أعمال الرؤساء واللجان .
ثانياً : ً رئيس لجنة تنظيم الإبل المشاركة:
مهام رئيس اللجنة وواجباته وطريقة سيرها
1- يحق له اختيار خمسة أعضاء من خارج القبيلة تفادياً لما يلقيه ضعاف النفوس ولنتفادى الفتنة بين أفراد القبيلة ، أو من يراه أصحاب الصلاحية مناسباً .
2- يجب اخذ أداء القسم بالعدل والاختيار على أساس الأفضل والأجمل .
1. يجب عليه تحدد مواصفات تقييم الإبل لكل لون ( طريقة سيرها - تسجل لدى اللجنة الإدارية وتكتب وترسل إلى لجنة الدعاية والأعلام وتنشر بالمكان المخصص (وبهذا نتميز عن غيرنا بالشفافية).
2. يجب عليه أعداد نموذج تقييم الإبل حسب الموصفات المحددة من قبلهم ( طريقة سيرها - يرسل ؛إلى اللجنة الإدارية ويعد ويسلم لهم من قبل اللجنة الإدارية) .
3. يجب عليه استلام نموذج تقييم الإبل وتعبئته كاملاً والتوقيع عليه من جميع الأعضاء بعد الانتهاء من التقييم ( طريق سيره - يسلم إلى الرئيس مباشرة ويقوم الرئيس بالترتيب مع رئيس اللجنة الإدارية لأعداد قائمة الفائزين ومن ثم تسليمه إلى مقدم الحفل وذلك يوم توزيع الجوائز ) .
4. يجب عليه استقبال طلبات المتقدمين للمشاركة عن طريق الفاكس أو الحضور والتأكد من تاريخ وزمن التقديم المحدد من قبل اللجنة العامة ( طريقة سيره - بعد انتهاء تاريخ التسجيل تقوم لجنة الإبل بتسليم قائمة المشاركين ؛إلى الرئيس ويقوم الرئيس بإرساله إلى اللجنة الإدارية لتسجيله لديهم ).
5. يجب عليه التأكد من وصول الإبل إلى الموقع في التاريخ المحدد من قبل اللجنة العامة
( طريقة سيره - الذهاب إلى المواقع والكشف عن وصول الإبل إلى مواقعها ومن ثم كتابته وتسليمه إلى الرئيس وتحال و تسجيله لدى اللجنة الإدارية ) .
6. يجب عليه التأكد من نوع الإبل والعدد والسن المحدد من قبل اللجنة العامة ( طريقة سيره يتم عد الإبل والتأكد من عدم خلطها بلون قريب من لونها ويتم كتابة ذلك وتسليمه إلى الرئيس وتحال وتسجل لدى اللجنة الإدارية .
7. يجب عليه تقييم الإبل المشاركة في المكان المحدد من قبل اللجنة العامة وفي حال اختلاف الأعضاء على تقييم ذود أو ناقة معينة يتم التصويت بينهم على الاختلاف ويرجح قرار العدد الأكثر أي (2،3) جميع ما ذكر أعلاه يتم بسرية تامة ولا يعلن عن الفائزين إلا مع تقديم الحفل تفادياً لأي فتنة حمانا الله وإياكم منها جميعاً .
ثالثاً : اللجنة العامة وفروعها . تتكون من رئيس لجنة عامة ، ونائب له للجنة المالية والإدارية ، نائب له للجنة للمشتريات ، نائب له للجنة المساندة الفنية ، نائب له للجنة الأمنية ، نائب له للجنة التراث والثقافة .
مهام رئيس اللجنة العامة 1- يحق له تعيين رؤساء اللجان الفرعية .
2- يحق له تفويض الغير ببعض المهام .
3- يجب عليه الاجتماع برؤساء اللجان الفرعية وتكليفهم بمهامهم وواجباتهم .
4- يجب عليه متابعة نشاط اللجان وجدولة جميع الأعمال
5- يجب عليه استلام المخطط الهندسي وتنفيذه .
6- يجب تكليف اللجان الفرعية بالمهام التالية والمتابعة مع رؤساء اللجان :
ضوابط اللجنة المالية / الإدارية
المالية :
1- استلام المشاركات المادية والعينية و تأمين المبالغ المالية وتسهيل صرفها بناءا على أوامر أو طلبات من الرئيس العام أو أصحاب الصلاحية ً وتأمينها للمشتريات وتسليمها لهم والمحافظة على السندات ومرتبطة بصاحب الصلاحية أو الرئيس مباشرة .
2- عليهم ضبط المصروفات والتقليل منها ما أمكن .
3- عليهم التأكد من تواقيع الأشخاص المفوضين بالتوقيع على المصروفات .
4- عليهم مناقشة جميع الأمور المالية مع رئيس اللجان وتوضيح المصروفات والإيرادات وطريقة توازن المصروفات مع انتهاء الحفل .
الإدارية /
1. للسكرتارية وجميع الأمور الإدارية من كتابة وطباعة وتدقيق نحوي وإملائي .
2. عمل وطباعة دعوات للزائرين كبار الشخصيات وترقيمها وجدولتها وإرسالها إلى لجنة الأعلام والعلاقات لتوصيلها إليهم والتأكد بوصولها لهم وجدولتها وتسليمها إلى لجنة الأمنية للتنسيق مع رجال الأمن لتسهيل دخولهم .
3. تحديد وترتيب وترقيم أماكن مخصصة لهم وحسب مناصبهم و فئاتهم و أن وتسلم للجنة المساندة للتركيب .
4. يجب تحديد أرقام الهواتف والفاكس على جميع المنشورات مع ذكر ذلك في الإعلان في القنوات الفضائية . ( خطين فاكس )
5. يجب ترتيب تقديم الحفل و يجب أن يكون المقدم للحفل متعلماً ويفضل نحوياً والتقديم عن ظهر قلب) – ( بداية الحفل بالقرآن الكريم) – ( ثم السنة النبوية وأن تكون عن جوانب الإبل) –( قصة قصيرة عن ناقة صالح عليه السلام ) – ( كلمة شيخ القبيلة) – قصيدة واحدة فقط لأحد الشعراء) –( كلمة لسمو الأمير مشعل) –( بيان بأسماء الفائزين ) –( شكر وتقدير لأمير وللحضور و لراعي الحفل الرسمي من الشركات مع شكر لكل المشاركين المنظمين ) .
6. ترتيب توزيع الجوائز وترتيب تسليمها لأصحابها وتسلم للجنة المساندة للتركيب وإلى لجنة الأمن لتسهيل تسليمها لأصحابها .
7. يجب ترتيب طريقة دخول عرض وخروج الإبل داخل المهرجان وتسليمها إلى لجنة المساندة للترتيب والتركيب ثم إلى اللجنة الأمنية .
8. يجب تحديد مكان مخصص لأجمل ناقة لكل نوع بالقرب من المهرجان وتسليمه إلى لجنة المساندة للترتيب والتركيب .
9. يجب تحديد مكان للجوائز داخل المهرجان وتسليمه للجنة المساندة للترتيب والتركيب .
10. يجب تحديد مدرجات حديدية عاليه للجمهور لمشاهدة الحفل والعروض عن قرب وتسليمه للجنة المساندة للترتيب والتركيب إلى اللجنة الأمنية لتسهيل عملية دخولهم .
المشتريات /1. يجب استلام جميع الطلبات من اللجنة الإدارية وتأمين جميع متطلبات الحفل المعتمدة من قبل المفوضين الرسميين .
2. يجب إحضار ثلاثة عروض للمتطلبات وتسليمه للجنة المالية والإدارية.
3. يجب الحرص على أفضل و أجود الأنواع .
4. يجب التنسيق مع لجنة الأعلام والعلاقات لمحاولة الحصول على التخفيضات .
5. يجب إحضار وتوصيل المشتريات وتسليمها للجنة الطالبة مع والتوقيع على بيان التسليم وتسليم البيان إلى لجنة المالية والإدارية.
6. يجب إبلاغ الرئيس بوقت إحضار المشتريات ووقت تسليمها .
لجنة المساندة /
1. يجب استلام جميع الأوامر من قبل لجنة تنظيم الحفل وتنفيذها .
2. يجب تركيب جميع أدوات المهرجان من خيام وأعمال ميكانيكية وكهربائية .
3. يجب تمديدات حواجز المهرجان وجميع ما يتطلب لمنع الفوضى الداخلية والخارجية .
4. يجب تمديد إعمال تابعة للمهرجان مثل تنظيم السوق والباعة الخارجية وساحة الشعر والمحاورة .
5. يجب تنظيم مكان لعرض وببيع الإبل يكون مكاناً محايداً وليس على طريق الحفل .يجب أبلاغ لجنة الحفل بجميع ما يتم انجازه من أعمال .
6. يجب المساندة في حال طلب أحدى اللجان لذلك .
اللجنة الأمنية :1. تأمين عدد من الشباب المدربين أمنياً لتنظيم عملية دخول الزائرين والجمهور بالتعاون مع الجهات الأمنية المسئولة عن الحفل لتسهيل دخول المدعوين والزائرين والجمهور .
2. يجب تنظيم وترتيب مواقف السيارات وحركتها.
3. يجب وضع خطة أمنية لجميع حركة السيارات قبل المهرجان ووقت المهرجان وبعدة تفادياً للازدحام .
4. يجب التأكد من سلامة الزائرين وسياراتهم من الأشياء الممنوعة امنياً وذلك تعاوناً مع الجهة الأمنية
5. يجب توزيع المداخل الخاصة بالمدعوين والزائرين والجمهور والإبل وتوصيلها إلى أماكنهم الصحيحة .
6. يجب التأكد من دعوات جميع الزائرين وتسيير عملية دخولهم إلى مواقعهم الصحيحة التي خصصت لهم .
7. يجب التنسيق مع لجنة الأعلام والعلاقات قبل دخول أي شخص لم تصله دعوة من قبل أحد اللجان .
لجنة التراث والثقافة :1. يجب أن تقوم بوضع جميع الأمور والأشياء التراثية في موقع قريب من المهرجان.
2. يجب عرض فيها جميع الأدوات التراثية القديمة للقبيلة مع وضع طريقة لشرح نبذة عن استخداماتها. .
3. يجب وضع أسم القبيلة وذكر الأراضي المذكورة للقبيلة مع تسجيل أناشيد حماسية للقبيلة .
4. يجب تدريب بعض من الشباب المشارك على طريقة تقديم وشرح نبذه عن بعض التراث على الزوار المهمين الرسميين .
5. يجب تنظيم ساحات الشعر والمحاورة بالتنسيق مع لجنة الأعلام والعلاقات ولجنة المساندة والإشراف من لجنة الحفل .
6. يجب تحديد مكان لساحة الشعر . ويجب أن يكون لساحة الشعر والمحاورة برنامجاً يعد قبل بالتنسيق مع لجنة والأعلام والعلاقات وينشر في المكان المخصص مع ذكر جميع الشعراء المشاركين وتحديد يوم وزمن المشاركات .
7. على اللجنة تأمين الشعراء مكان مخصص لهم سواء كان للضيافة أم للراحة .
8. على للجنة تأمين الحماية الأمنية للشعراء بالتنسيق مع لجنة الأمن .
9. على اللجنة التنسيق مع اللجة العامة ولجنة المساندة لترتيب وتركيب جميع متطلبات ساحة الشعر والمحاورة ( ويجب وضع كنب رسمي في المقدمة ومدرجات حديدية للجمهور ومرقمة لسهولة المتابعة وسهولة تقديم الضيافة لهم مع تحديد زمن تقديم الضيافة ومجدوله ونشرة .
رابعاً ُ: لجنة الإعلام والعلاقات .
1. يجب عرض ونشر المهرجان وتريب دعاية مناسبة للحفل والمهرجان في إحدى القنوات الفضائية والصحف المحلية مع تحديد وقت وزمن المهرجان ,مع ذكر أنواع الجوائز.
2. يجب التنسيق مع معدين ومخرجين ذو خبرة عالية في الدعاية والتنسيق مع الرئيس .
3. يجب التنسيق مع الجهات الإعلامية من قنوات فضائية وصحف ( جرائد ومجلات ) وخدمة الشبكة العنكبوتية للمشاركة في المهرجان .
4. يجب تنظيم الجهات الإعلامية المشاركة وترتيب وأعداد برامج لهم وتعريفهم بها وكيفية سيرها ومجدول بالوقت والتاريخ .
5. يجب أعداد نشرات خارج وداخل الحفل موضحاً فيها طريقة التنظيم والترتيب ومجدوله بالوقت واليوم .
6. يجب تزيين البوابات الخارجية بالصور( لخادم الحرمين الشريفين – والنائب الثاني – ولسمو الأمير مشعل بن عبدالعزيز _ يمكن عملها صورة واحدة فقد تكنولوجيناً.
7. يجب تزيين المرور إلى داخل الحفل بالصورة والنشرات المطلوبة .ويفضل أن يوضع على حزام الحفل نشرات مستمرة على طول الحواجز .
8. يجب التنسيق مع الجهات ذات الصلة لدعم الرعاية الكاملة للحفل من الشركات الرائدة في المملكة ويجب أعداد برنامج كاملاً لهذا مثال ( إذا رغبت أحدى الشركات الكبرى بدعم الحفل فلدي برنامج يفوق الخيال وغير مكلف .
9. يجب أعداد برنامج مسبق للأشخاص المفوضين بالتحدث عن المهرجان والحفل .
10. يجب تعريف الجهات الإعلامية بالأشخاص المتحدثين عن الحفل وبالأسماء
11. يجب التأكيد على المفوضين بالتحدث بأن لا يخرجون عن البرنامج المعد لهم وان يكن عن ظهر قلب وان يتدربوا عليه بعمل بروفات .
12. يجب التنسيق مع الجهات الأمنية لتزويد الحفل والمهرجان بالطاقم الأمني – من رجال شرطة – رجال إطفاء ــ رجال مرور – رجال إسعافات أولية – مستوصف طبي .
الضوابط الخاصة بالإبل من قبل اللجنة العامة
بالذود :
2. المشاركة مفتوحة لملاك الإبل من قبيلة عتيبة للأنواع التالية ، الوضح ، المجاهيم ، الشعل ، الصفر ، ومن يرغب المشاركة عليه بالتقدم إلى لجنة الإبل قبل تاريخ :1/1/1428هـ . وعلى اللجنة عدم النظر لأي طلب بعد هذا التاريخ ويذكر في الإعلان .
3. لكل لون من الإبل مكان مخصص من قبل اللجنة العامة لسهولة العرض للجنة وللزائرين
4. عدد الإبل للمشاركة : الإبل بعدد (50) او (80)من سن جذع وأكبر ويكون وسم صاحبه عليها جميعاً .وعلى اللجنة عدم النظر لأي ذود لم يلتزم بذلك .
5. عدد أفضل أنتاج للذود كاملاً المعتمد عدد (10) من سن جذع فما دون وعلى اللجنة عدم التأكد بعدم اختلاط الألوان .
الفردي .
1. عدد (1) فحل ثني فما فوق بالإضافة لعدد ( 2) قعدان من نسله سن لقي فما فوق .
2. عدد (1) فحل جذع فما فوق بالإضافة لعدد (2) قعدان من نسله سن لقي فما فوق .
3. عدد (1) قعود سن لقي .
4. عدد (1) قعود سن حق .
5. عدد (1) ناقة سن ثني .
6. عدد (1) بكرة سن جذع
7. عدد (1) بكرة سن لقي .
أنواع الجوائز . ( للذود من كل لون )
( الوضح – المجاهيم – الشغل – الصفر )
الأول : ( لكزس .حجم – 470 )
الثاني : ( لاندكروزر . في اكس أر )
الثالث : ( لاندكروزر . جي أكس أر )
الرابع : ( هايلكس . غمارتين )
الخامس : ( هايلكس . غماره )
السادس : ( خمسة وثلاثين ألف ريالاً )
السابع : ( ثلاثين ألف ريالاً )
الثامن : ( خمسة وعشرون ألف ريالاً )
التاسع : ( عشرون ألف ريالاً )
العاشر : ( خمسة عشر ألف ريالاً )
جوائز الفردي : لكل لون – ( الوضح – المجاهيم – الشعل – الصفر )
1- أجمل فحل ثني فما فوق مع قعودين من نسله ( سن لقي فما فوق ( الجائزة سيارة نسيان باترول ) .
2- أجمل فعل حذع مع قعودين من نسله سن لقي وفوق ( الجائزة : سيارة نيسان غمارتين )
3- أجمل قعود سن لقي ( سيارة نيسان غماره ) .
4- أجمل ناقة سن ثني فما فوق ( الجائزة سيارة نيسان باترول ).
5- أجمل بكرة سن جذع ( الجائزة سيارة نيسان ( غمارتين ).
6- أجمل بكرة سن لقي ( سيارة نيسان غماره ) .
متطلبات الحفل :
الخيام وملحقاتها .
1. عدد (5) خيمة من نوعPVC ذات التركيب الحديدة حجم 30 * 100. مع التجهيز الكامل بالتكيف والإنارة .
2. عدد (10 ) خيمة صيوان ذات الأعمدة لعدد (3) عمدان حجم 12*40 .
3. عدد ( 10 ) خيمة ذات الأعمدة لعدد (2) عمود سكن للضيوف والوفود المشاركة
4. عدد (20 ) خيمة ذات الأعمدة لعدد (1) عمود سكن للجهات الأمنية المشاركة مجهزة بتجهيزات الراحة من أسره أو فرش مع مراعاة الحالة الجوية لذلك الشهر .
5. عدد (2) خيمة صيوان ذات الأعمدة لعدد ( 2) للدعاية والإعلام والمنشورات .
6. تأمين سياج أمني وتعقيم المنطقة الحدودية للحفل لسلامة الحفل من الأتربة والغبار الناتج عن الكثافة للزائرين .
7. تأمين موارد المياه للحفل .
8. تأمين سماعات ومكبرات صوت وتجهيزاتها .
9. تأمين مراوح دفع هواء خلف الضيوف لدفع الهواء المعاكس للحفل احترازاً لتقلب الهواء مع السؤال عن حالة الطقس يوم المهرجان .
10. تأمين طفايات حريق وسلالم احترازاً داخل الخيام الكبيرة .
11. مجالس وكراسي وطاولات حسب الفئات الموجودة في بطاقات الدعوات .
12. تجهيزات الخيام من مفروشات ومساند وغيره .
13. تأمين الأسلاك الطويلة والإنارة .
المعدات المطلوبة :
14. عدد ( 3 ) شيول ( 5) قلاب للنقل والردم – ( 2) رصاصة –( 2) وايت ماء للرش ( 1 ) رافعة لتركيب الأشياء العالية ، معدات التركيب .
المواد الغذائية (وطريقة الضيافة) لابد أن نظهر بكرم الضيافة بالشكل الصحيح والذي عرف عن القبيلة من قبل .1. الفطور الصباحي ( يتكون من المعلبات المعروفة والرسمية – القشطة – والعسل – الفول – البيض – زيت الزيتون – الجبن .الكبدة – المراهيف أو القرصان .
2. للغداء والعشاء - اللحم – والأرز – والجريش أو القرصان – الماء – اللبن – المشروبات الغازية - وبماء أننا في جو الإبل فيفضل تقديم حليب الإبل إذ أمكن .
3. السلطات والأيدامات .
4. التمور لا بد من إحضار أفضل وأجود أنواع التمور .
5. القهوة ويجب إحضار أفضل وأجود أنواع القهوة – وتعمل وتقدم على حالتها الثلاث – الزعفران – العويدي – مهيله ( طريقة الضيافة - توضع على صدر مقدمها أسم نوع القهوة التي يصبها ويحدد أوقات تقديمها وينسق ذلك مع لجنة الأعلام وينشر في أوقات الوجبات الرسمية .
6. الشاي ويعمل ويقدم في ثلاث حالات – الشاي الأسود اللبتون – النعناع – اليانسون أو الزهورات ( طريقة الضيافة - يراعى في ذلك التقليل من السكر لأصحاب داء السكري شفاهم الله وتوضع على صدر مقدمه أسم ونوع الشاي وحجم السكر ويحدد أوقات تقديمه وينسق ذلك مع لجنة الأعلام وينشر في أوقات الوجبات .
7. العود ( البخور ) لابد أن يكون من أجود أنواع البخور ويحدد وقت تقديمه وينسق مع المسئولين عن المواد الغذائية ومع رئيس اللجنة العامة .
8. تشكليه من أنواع العصيرات وتوضع على مقدمها أسم العصير وأنواع التشكيل منه .
9. يجب التنسيق مع لجنة والأعلام والعلاقات لوضع جدول زمني يوضح فيه وقت تقديم الوجبات بالساعة والدقيقة – الفطور – الغداء – العشاء – القهوة والشاي .وينشر في الأماكن المخصصة للنشرات .
التميز عن الغير : بما أننا تأخرنا عن تنظيم مسابقة مزاين عن بعض القبائل وعطفاً على حجم قبيلة عتيبة في الجزيرة العربية وكثرة جماهيرها ومتابعي أخبارها فلابد أن يكون حفلنا على قدر حجمنا وأن نتميز بأشياء ومنها .
1- يستأجر قمر صناعية أو قناة فضائية باسم القبيلة لمدة سنة فقط بمبلغ وقدرة ( مائة ألف دولار سنوياً ويسجل الحفل والمهرجان تسجيل ويبث على نفسه القناة .
2- إقامة سباق هجن .( لأنواعه )
3- إقامة سباق للخيل بنوعين ( المضمار – والتحمل لمسافات بعيدة ) مع تصوير تلفزوني وتعليق وبث مباشر للحفل عبر شاشات العرض الموجودة داخل الحفل .
4- تنظيم مسيرة بالخيول والهجن استقبال الضيوف.
5- محاولة فرش داخل الحفل بنوع من الزرع الطبيعي لتحسين الحفل .
6- تنظيم مسيرة ترحيب بالشيله مع زوار ومدعوي الحفل من بوابة الدخول حتى وصول مكانتهم .
7- وضع جسور خشبية قبل الحفل لمرور الزوار والمدعوين للحفل عليها مما يمكنهم من مشاهدة الحفل من الأعلى كنوع من الإبهار .
8- وضع مهرجين يحيون الجمهور بالميكروفون لتفادي الفوضى ومضايقة الزوار ولكي يسهل توجيههم من جهة إلى جهة أخرى ويعد لهم برنامج لذلك.
الوصايا : لا ننسى أن الله منى علينا بنعمٍ كثيرة ومنها الإبل فلا نغفل أن نضع مسجداً بارزاً للمصلين مع تكليف أماماً ذو صوت وترتيل طيب جداً .
لا ننسى أن نكلف لجنة الدعاية والأعلام بوضع منشورات دينية تخفف من أعيون الناس ( مثال – مشاء الله تبارك الله – لا حول ولا قوة إلا بالله – سبحان الله وبحمده سبحان الله العظيم – أستغفر الله – الخ ...)
بما الحفل يهم القبيلة و أن الحضور للرجال فقط فلابد من حضور النساء خصوصاً من يبيعن التراث وغيره بحثاً عن الرزق فلنحاول أن نضع مبلغاً لشراء ما يبيعن وإبلاغهن بعدم العودة لهذا المكان كصدقة للجميع
لا نغفل بأن كل شي يبدءا باسم الله و ببركة الله يتبارك فماذا لا نجعل البداية بكلمة بسم الله وعلى بركة الله وأن نذكر كل شخص قبل عملة بأن يقولها كحماسية وبيان بأننا بدائنا بها ونستمر عليها جميعاً حتى انتهاء الحفل .
لا ننسى أن نعمل تجارب على كل شي حتى الحفل الختامي وتوزيع الجوائز .
عامل الوقت مهم جداً فتحديد الأوقات لكل شي يلفت النظر ويكون عامل أساسياً للحديث عنه وأقوى من الدعاية .
بما أن مسابقتنا جاءت بعد مسابقات بعض القبائل فلا بد من التميز ولا نجعل لغيرنا أو من ينتظر مسابقتنا حضاً للكلام عنها إلا بالعمل المنظم والطيب .
الضيافة وتقديمها على أصوله يعكس جانباً ايجابيا من جوانب الحفل ( احرص على ما يدخل بطون الناس من أكل ومزاجهم من قهوة وغيرها في الضيافة )
( كل ما ذكر أعلاه من تواريخ ومن أماكن وعدد نموذج ونلتمس العذر ولكم التصحيح )
هذه مشاركتي ومن خاطري ولا تقصير بحق أحد من القبيلة ولا التقليل من شأن احد فالله الله بالعذر لي أن أخطأت بشي سواء بكلمة أو بالتعبير أو بسياق الكلام فوا لله ما كتب هذا إلا حباً وتقديراً لكم ولمكانتكم ولفعلكم الطيب ، وفي الختام لا يسعني إلا أن اشكر لكم جهودكم النيرة .
هذا وتقبلوا تحياتي وتقديري ،،وشكراً لكم
امل من اخواني النقاد ان ينقدوا الموضوع بموضوعيه او يضيفون عليه
ولكم الشكر